Nevyriausybinių organizacijų (NVO) tikslas yra ginti visuomenės interesą ir kurti viešąją gerovę. Dėl to įgyvendinamos įvairios veiklos, projektai, tyrimai ir kitos iniciatyvos, kurioms reikalingas finansavimas. Kaip tvariai planuotis savo biudžetą ir ar išvis jo reikia Lietuvos studentų sąjungos mokymuose „Vadovauk“ pasakojo Kauno technologijos universiteto Ekonomikos ir verslo fakulteto profesorius dr. Rytis Krušinskas.
Ar NVO reikalingas suplanuotas biudžetas?
Kiekvienai organizacijai, kuri savo veikloje vykdo finansines operacijas, ar tai būtų verslo įmonė ar viešoji įstaiga, biudžetavimas gali būti geru įrankiu valdyti savo procesus. Todėl į biudžetavimą (biudžeto planavimą, įgyvendinimo stebėseną, kontrolę) nereikėtų žiūrėti tik kaip į lentelių su skaičiais rinkinio parengimą. Į tai reikėtų žvelgti per savo veiklos procesų susidėstymą, kur turime aiškius atsakymus, kodėl tai darome, kaip darome ir kaip tai įvertiname savo turimais ištekliais.
Kaip turėtų atrodyti pats planavimo procesas? Nuo ko pradėti?
Biudžetavimas yra labiau sistemos, kuri padėtų valdyti veiklą, susikūrimas, o ne lentelių užsipildymas. Tam kad biudžetavimas būtų sėkmingas, svarbu gerai pažinti savo veiklos procesus, žinoti, kas, kaip, kodėl daroma ir tuomet šis žinojimas padeda planuoti būsimas veiklas. Kitaip tariant, savo veiklą sėkmingai valdyti ir ją planuoti (o tam biudžetavimas ir yra skirtas) galima tuomet, kai turi aiškų suvokimą ir gali juo remiantis, numatyti ateities veiklas bei jas įsivertinti piniginiais (finansiniais) matais.
Toks planavimas taip pat leidžia iš anksto identifikuoti problemines sritis, kurioms išteklių trūksta jau dabar ar gali trūkti ateityje, o tai identifikavus – galima peržiūrėti ir keisti savo veiklos modelį.
Taip pat, pažvelgus iš kitos pusės, sėkmingas finansinis planavimas gali suteikti galimybę plačiau pažiūrėti į vykdomus procesus, numatyti galimas investicijas, projektuoti ateitį ne tik vienerius, bet ir kelis metus į priekį.
Kokios priemonės padeda optimizuoti biudžetą?
Specialių „stebuklingų“ priemonių tikriausiai nėra, bet reikia pastebėti, kad biudžetavimo sistemos parengimas / sukūrimas nėra vienkartinis bei baigtinis projektas. Tai nuolatinio tobulinimo ir korekcijų kelias, leidžiantis efektyvinti savo veiklą arba žinoti priežastis, kodėl veiklos padaryti labiau efektyvesne negalima.
Vėlgi, ieškojimas „geresnių variantų“ verčia labiau pažinti savo organizaciją, turėti aiškesnius atsakymus į su veikla susijusius klausimus (ką, kaip, kodėl, už kiek?) ir tuo pačiu būti kūrybiškiems netradicinių sprendimų paieškose.
Kaip dažnai patartumėte peržiūrėti savo biudžetą arba jį keisti?
Biudžeto planavimo ir peržiūros dažnis priklauso nuo organizacijos veiklos specifikos, tad šis laikotarpis gali būti ir metų ketvirtis, ir savaitė. Tačiau svarbu suvokti, kiek tai gali koreguoti ir jūsų procesus, planus, kadangi dažnas bei nepagrįstas veiklos krypties keitimas gali įnešti ir dirbtinio nestabilumo. Tad mažesnėms ir ribotą išteklių kiekį turinčioms organizacijos biudžeto monitoringas gali būti vykdomas ir kas mėnesį, svarbu, kad tai taptų valdymo komandai aiškia ir vienodai suvokiama būtinybe.
Kokias klaidas dažniausiai pastebite organizacijų biudžetuose?
Dažniausios tipinės klaidos tikriausiai yra susijusios su per mažu dėmesio skyrimu planavimui. Tokios klaidos gali būti įvardinamos: „darom pagal tai, kaip buvo praėjusiais metais“, „jeigu tiksliai nežinau, tai ir planuoju kaip išeina“, „metų gale vis tiek kaip nors galus suvesime“. Tai vis tik susiję su poreikiu rasti aiškesnius atsakymus kuriant, pavyzdžiui, ateinančių metų biudžetą – ką planuojame daryti? Kiek planuojamų veiklų vystymui reikia skirti išteklių? Kodėl reikia tiek išteklių? Ar galime su tais pačiais ištekliais padaryti daugiau arba padaryti tą patį su mažesniais ištekliais?
Atsakymų į tokius klausimus paieška verčia ne tik pergalvoti savo veiklą, tačiau ir rengėjams labiau įsigilinti į vykdomų veiklų esmę. Tai nėra lengvi ir patogūs, tačiau būtini klausimai.